1. Definição de prioridades
Para o professor Almir Ferreira de Sousa, da Universidade de São Paulo, "sem a visão geral das necessidades da escola, o diretor se dedica só a apagar incêndios". Esse olhar panorâmico é conseguido com a reunião de representantes de professores, funcionários, equipe gestora, estudantes, pais e comunidade para defi nir prioridades, com a participação ativa da APM e do Conselho Escolar. Para garantir a aprendizagem, vale se perguntar o que é imprescindível para atingi-la. Materiais? Obras de reparo? Formação de professores? As respostas viram uma lista e cada item ganha uma ordem de urgência antes da distribuição dos recursos.
2. Cálculo correto dos gastos
Quanto mais detalhado for o planejamento, melhores serão os resultados. "Distribuir recursos é como servir um bolo. Algumas pessoas se satisfazem com um pedaço maior, e outras, com um menor", exemplifi ca Andrea Silveira, diretora fi nanceira do Instituto de Gestão Educacional Signorelli e professora da Fundação Getúlio Vargas (FGV), do Rio de Janeiro. Para calcular certo cada fatia (os gastos) do orçamento e compreender como melhorar a receita da escola, é preciso ter referência. Uma boa maneira de adquirir parâmetros é levantar nos documentos da instituição o histórico de gastos de três ou quatro meses do ano anterior e fazer uma média de quanto cada área demandou (informática, recursos humanos, material etc). Não custa lembrar que a escola pública deve seguir as normas da Lei de Licitações. De acordo com os valores e o tipo de gasto, essa legislação estabelece a obrigatoriedade de haver uma ação que permita a comparação de preços (concorrência, tomada de preços ou carta-convite) antes da contratação do serviço ou da compra de material. Por menor que seja esse gasto, o processo referente a ele deve conter, no mínimo, três orçamentos registrados.
3. Elaboração do orçamento geral
Se você fez bem a lição de casa nas etapas anteriores, está pronto para esta - que nada mais é que o detalhamento do plano de gastos. Nesse planejamento devem constar os valores definidos para cada uma das prioridades, assim separados: estimativa de entrada de recursos e de arrecadação (receitas) e previsão de despesas. De acordo com a terminologia do orçamento público, essas últimas devem ser classificadas em dois grupos. As "correntes" se referem aos gastos diários com a manutenção da escola, como compra de material e contratação de serviços. As "de capital" são as despesas com equipamentos, materiais permanentes e execução de obras. Para que o planejamento não desande é preciso estar sempre atento ao fluxo de caixa, ou seja, ao dinheiro que entra e sai diariamente. Como os imprevistos sempre acontecem, como margem de segurança é recomendável prever uma reserva. Outra medida que garante um bom controle da execução orçamentária é cuidar para que sejam emitidos sempre cheques nominais. Esse procedimento facilita o acompanhamento do extrato bancário, o que deve ser feito com frequência.
4. Prestação de contas transparente
A escola tem de prestar contas de seus gastos à Secretaria de Educação à qual é vinculada, aos executores dos programas de fi nanciamento com os quais estabelece parceria - em períodos estabelecidos previamente por lei ou pelo regulamento da entidade fi nanciadora - e à comunidade. Os balanços fi nanceiro e orçamentário são obrigatórios, conforme determina o artigo 70 da Constituição Federal. Acompanhado por documentos fi scais e justifi cativas, o relatório de prestação de contas precisa ser aprovado pelo conselho fi scal da escola antes de ser divulgado. Os formulários para essa finalidade mudam de acordo com o órgão de onde saem os recursos. No caso da verba recebida pelo PDDE, a escola também encaminha a prestação de contas para a Secretaria. Os formulários estão disponíveis no site do FNDE (www.fnde.gov.br). Já com relação aos recursos fi nanceiros privados, é essencial atender aos critérios da instituição que repassou a verba. Numa gestão democrática, a comunidade precisa ser informada de todas as aplicações feitas em benefício da escola. Mas isso pode ser divulgado de maneira mais informal, publicando as informações no jornal interno, no mural ou em assembleias com a presença de pais e alunos.
5. Comprovação de gastos
Todos os originais de documentos fiscais precisam ser encaminhados ao órgão responsável pela contabilidade. Lá ficam disponíveis para a fiscalização do Tribunal de Contas. Para garantir o controle interno, porém, é recomendável manter cópias de tudo. A boa organização da papelada é meio caminho andado na hora de justifi car as despesas. Fica mais fácil encontrar os documentos e manipulá-los se estiverem separados por contrato. Uma boa prática é criar uma pasta (ou processo) para cada um. Por exemplo, se a escola recebeu da Secretaria uma verba para executar uma obra na cozinha, o ideal é documentar esses reparos, organizando a papelada por ordem cronológica: comprovantes, extratos bancários, notas fiscais e recibos, plano de aplicação dos recursos e prestação de contas. São válidos somente os recibos e documentos emitidos em nome da escola. Aqueles em nome de pessoa física ou de terceiros ficam de fora.
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